Pelaksanaan bagian promosi tentang hubungan masyarakat/publisitas

Dunia usaha yang semakin berkembang menyebabkan persaingan di antara perusahan-perusahaan yang ada semakin ketat dan menuntut perusahaan untuk selalu mengembangkan strategi agar dapat

menyesuaikan serta bertahan atau bahkan berkembang. Perusahaan perlu mengembangkan suatu strategi yang tepat agar bisa mempertahankan eksistensinya dan memperbaiki kinerjanya. Pemilihan strategi yang baik dan tepat akan membawa perusahaan bertahan pada ketatnya persaingan saat ini dan bahkan akan membawa perusahan menuju kemakmuran. Dalam membuat corporate strategy, perusahaan tidak dapat terlepas dari keputusan-keputusan strategik yang harus diambilnya.

Salah satu keputusan yang dapat digunakan perusahaan adalah melakukan promosi produk untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memasarkan produknya. Promosi merupakan kegiatan-kegiatan yang secara aktif dilakukan perusahaan untuk mendorong konsumen membeli produk yang ditawarkan. Promosi juga dikatakan sebagai proses berlanjut karena dapat menimbulkan rangkaian kegiatan perusahaan yang selanjutnya. Karena promosi itu dipandang sebagai arus informasi atau persuasi satu arah yang dibuat untuk mengarahkan seseorang atau organisasi agar melakukan pertukaran dalam pemasaran. Salah satu bagian promosi yang dapat dilakukan perusahaan adalah publisitas (hubungan masyarakat). 

Pengertian Hubungan Masyarakat / Publisitas

Banyak pakar mendefinisikan pengertian hubungan  masyarakat berdasarkan sudut pandang masing-masing. Jika ditinjau dari aspek manajemen, maka hubungan  masyarakat didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang menilai setiap publik, menentukan kebijaksanaan seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik. Berdasarkan definisi ini ada tiga sifat hubungan  masyarakat yang utama. Pertama, kredibilitas tinggi, dimana artikel dan berita di media massa lebih dipercaya daripada iklan. Kedua, offguard yakni Hubungan  masyarakat dapat menjangkau pihak-pihak yang menghindari wiraniaga atau iklan. Yang ketiga, dramatization yaitu Hubungan   masyarakat memiliki potensi untuk mendramatisasi suatu perusahaan atau produk tertentu.

William dalam Buchari (2004 : 188) mendefinisikan bahwa hubungan  masyarakat adalah kegiatan komunikasi yang dimaksudkan untuk membangun image yang baik terhadap perusahaan, menjaga kepercayaan dari para pemegang saham.

Lupiyoadi (2006 : 110) bahwa hubungan  masyarakat merupakan kiat pemasaran penting lainnya, dimana perusahaan tidak harus berhubungan  hanya dengan pelanggan, pemasok, dan penyalur, tetapi ia juga harus berhubungan  dengan kumpulan kepentingan publik yang lebih besar.

Boyd, dkk (2000 : 66) Hubungan  masyarakat adalah stimulasi permintaan yang tidak dibayar dan nonpribadi atas sebuah produk, jasa atau unit bisnis dengan menghasilkan berita-berita menarik tentang hal tersebut atau presentasi yang disukai tentang hal tersebut di media.

Tjiptono (2009 : 230) bahwa hubungan  masyarakat merupakan upaya komunikasi menyeluruh dari suatu perusahaan untuk mempengaruhi persepsi, opini, keyakinan, dan sikap berbagai kelompok terhadap perusahaan tersebut.

Banyak orang yang menyamakan hubungan  masyarakat ini dengan publisitas. Publisitas adalah merupakan cara yang biasanya digunakan juga oleh pengusaha untuk membentuk pengaruh secara tak langsung kepada konsumen agar mereka menjadi tahu dan menyenangi produk tersebut di media masa.

Definisi menurut Indriyo Gitosudarmo(2000:240) Publisitas adalah “ Suatu alat promosi yang mampu membentuk opini masyarakat secara cepat, sehingga disebut sebagai suatu usaha untuk mensosialisasikan atau memasyarakatkan suatu produk”. Definisi menurut Basu Swastha (2002:273) Publisitas adalah “Sejumlah informasi tentang seseorang, barang, atau organisasi yang disebar luaskan ke masyarakat melalui media tanpa dipungut biaya, atau tanpa pengawasan dari sponsor”.

Perluasan Hubungan Masyarakat / Publisitas

Perluasan peran dan fungsi Hubungan  masyarakat menurut Wasesa (2006 : 71) dapat dilakukan dengan :

1)    Perluasan untuk kepentingan internal perusahaan. Yaitu menekankan bagaimana hubungan  masyarakat juga bertanggung jawab untuk membentuk citra perusahaan di kalangan stakeholder internal, baik karyawan, manajemen ataupun komisaris. Selain membantu mengembangkan loyalitas, Hubungan  masyarakat juga bertanggung jawab mendukung manajemen dalam menciptakan kenyamanan bekerja di perusahaan. Baik saat perusahaan dalam keadaan baik maupun dalam perubahan manajemen.

2)   Perluasan untuk kepentingan eksternal perusahaan. Yaitu menekankan bagaimana hubungan  masyarakat harus mendukung kinerja manajemen dalam membangun relasi yang saling menguntungkan dengan stakeholder eksternal, baik pemegang saham, rekan kerja perusahaan ataupun konsumen.

Sasaran kegiatan Hubungan  Masyarakat / Publisitas

Ada beberapa sasaran kegiatan Hubungan Masyarakt adalah sebagai berikut :

1.        Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)

a.         Meciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

b.        Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

2.        Menghadapi crisis (facing of crisis)

Menangani keluhan (complaint) dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan Hubungan  masyarakat recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

3.        Mempromosikan aspek kemasyarakatan (promotion public causes)

a.    Mempromosikan hal-hal yang menyangkut kepentingan publik.

b.    Mendukung kegiatan kampanye sosial, seperti anti merokok dan menghindari obat-obatan terlarang.

Tahapan Hubungan Masyarakat / Publisitas

Dalam melaksanakan kegiatan Hubungan  masyarakat tersebut, dikenal tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan yang efektif. Tahapan-tahapan tersebut merupakan pola kegiatan komunikasi atau proses Hubungan  masyarakat. Adapun tahapan-tahapan itu menurut Cutlip (2001 : 111) dibagi ke dalam empat tahap, yaitu :

1.        Penemuan Fakta (Fact Finding)

Tahap ini merupakan tahap dimana kegiatannya lebih difokuskan untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat dalam masyarakat (opini publik) terhadap suatu langkah yang akan diambil, maupun yang sedang dilaksanakan itu dapat menunjang atau justru malah akan menghambat kegiatan organisasi atau perusahaan. Data-data dan fakta dapat diperoleh melalui survei pendapat, baik yang bersifat internal public maupun yang bersifat eksternal publik dengan menggunakan beberapa pendekatan. Dalam fase pencarian dan penemuan data atau fakta ini, maka konsultan Hubungan  masyarakat dituntut untuk melakukan hal-hal sebagai berikut :

a.       Selalu memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan sosial, politik dan juga ekonomi yang secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi organisasi atau perusahaan.

b.        Mengumpulkan berbagai macam data untuk diolah menjadi informasi.

c.         Menganalisis informasi itu agar sesuai dengan keperluan organisasi atau perusahaan.

d.    Selalu siap menyajikan berbagai informasi secukupnya kepada setiap unit organisasi atau perusahaan.

e.         Menyempurnakan segala macam informasi yang dirasa masih kurang lengkap atau memadai.

f.         Melengkapi simpanan data-data dan informasi, antara lain dengan menyelenggarakan dokumentasi dan mengkliping semua informasi dari media massa yang dianggap (press clipping).

2.        Perencanaan (Planning)

Perencanaan atau planning merupakan bagian penting dalam usaha memperoleh opini publik yang menguntungkan. Perencanaan ini merupakan bidang yang cukup penting bagi pihak Hubungan  masyarakat, karena merupakan bagian yang sangat menentukan bagi keberhasilan tujuan organisasi, terutama tujuan Hubungan  masyarakat itu sendiri. Tugas Hubungan  masyarakat yaitu menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan perusahaan.

3.        Komunikasi

Pada tahap komunikasi ini, yaitu merupakan penyampaian informasi secara aktif kepada publik, baik publik internal maupun publik eksternal mengenai apa yang telah disusun dan juga diprogramkan. Pada proses penyampaian informasi Hubungan  masyarakat menggunakan berbagai bentuk, jenis, dan juga teknik komunikasi agar dapat mencapai efek tertentu seperti yang diharapkan.

Berdasarkan hasil fakta dan data yang dikumpulkan (fact finding), dalam tahap ini sejumlah langkah harus dilakukan, yaitu :

a.         Merumuskan target atau tujuan yang harus dicapai ketika mengirim pesan tertentu.

b.      Mengolah data yang diperoleh tentang berbagai faktor sosial politik dan lain sebagainya yang sekiranya diperlukan.

c.         Merumuskan bagaimana pesan itu harus disebarkan.

d.        Menentukan teknik komunikasinya.

e.         Memeriksa kesempurnaan informasi yang diperolehnya pada tahapan awal, yaitu fact finding.

f.       Membandingkan pengalaman-pengalaman pihak lain dan peusahaan itu sendiri. Guna menjadi bahan pemikiran untuk memperoleh langkah terbaik bagi perusahaan.

g.      Mengadakan analisis data atas informasi yang diperoleh serta merumuskannya sesuai dengan program kerja, yaitu sesuai dengan situasi dan tempatnya.

4.        Evaluasi (Evaluations)

Setelah komunikasi dilaksanakan, maka perusahaan pastinya tertarik untuk mengetahui dampak atau pengaruh dari tahap komunikasi terhadap publiknya. Untuk mengetahuinya, maka dilakukanlah evaluasi atau evaluations.

Evaluasi sendiri adalah tahap terakhir kegiatan Hubungan  masyarakat dari ketiga kegiatan lain yang sudah disebutkan di atas. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan Hubungan  masyarakat benar-benar dilaksanakan menurut rencana hasil penelitian berdasarkan hasil dari penelitian atau tidak. Jadi, tahapan evaluasi sangat penting, karena tanpa adanya penilaian, maka tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan Hubungan  masyarakat yang telah dilakukan oleh perusahaan.

Strategi Hubungan  Masyarakat / Publisitas

Strategi Hubungan  masyarakat atau yang lebih dikenal dengan bauran Hubungan  masyarakat, adalah sebagai berikut :

1. Publications
   

Setiap fungsi dan tugas Hubungan  masyarakat adalah menyelenggarakan publikasu atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Hubungan  masyarakat adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers/wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.

2. Event

Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat memengaruhi opini publik. Berikut ini beberapa jenis event :

a.         Calender event

Calender event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu, seperti manyambut hari raya Idul Fitri, hari Natal, Tahun Baru, hari ulang tahun, dan sebagainya.

b.        Special events

Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen tertntu di luar acara rutin dari program kerja Hubungan  masyarakat, seperti peluncuran produk baru (product launching), pembukaan kantor, pabrik baru, jalan baru, gedung baru, dan sebagainya.

c.         Moment event

Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi, misalnya menyambut pesta perak, pesta emas, pesta berlian, hingga menghadapi millenium.

3.      News (menciptakan berita)

Berupaya menciptakan berita melalui press release, news letter, buletin, dan lain-lain. Untuk itulah seorang Hubungan  masyarakat harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.

4. Community involvement (kepedulian pada komunitas)

Keterlibatan tugas sehari-hari seorang Hubungan  masyarakat adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan  baik (community relations humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya.

5. Inform or image (memberitahukan atau meraih citra)
6. Lobbying and negotiation

Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang Hubungan  masyarakat. Tujuan lobi adalah untuk mencapai kesepakatan (deal) atau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan.

7. Social Responsibility (tanggung jawab sosial)

Memiliki tanggungjawab sosial dalam aktivitas Hubungan  masyarakat menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap msayarakat. Hal ini akan meningkatkan citra hotel di mata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan. Bentuknya beragam seperti peduli banjir, memberikan beasiswa, santunan anak yatim, pengobatan gratis, dan masih banyak kegiatan lainnya.

Fungsi hubungan Masyarakat / Publisitas

Fungsi hubungan  masyarakat dapat dibagi atas empat hal yang dianggap penting yaitu :

1.        Hubungan pers : menyajikan berita dan informasi tentang organisasi secara sangat positif

2.        Publikasi produk : mensponsori berbagai usaha untuk mempublikasikan produk tertentu

3.    Komunikasi perusahaan : mempromosikan pemahaman tentang organisasi bersangkutan baik melalui komunikasi internal maupun eksternal.

4.   Lobi : berhubungan dengan badan pembuat undang-undang dan pejabat pemerintah guna mendukung atau menentang undang-undang dan peraturan.

5.   Pemberian nasihat : menasihati manajemen mengenai masalah publik dan posisi serta citra perusahaan. Pemberian nasihat itu meliputi pemberian nasihat ketikaterjadi kesalahpahaman masyarakat terhadap produk.